トップ › カテゴリ：PC・周辺機器 › 記事
社員が増えたときのPC準備 ― 届いた日からでは遅い、注文前の段取り
入社日が決まってから慌ててPCを注文し、届いた日に箱を開けて、そこで初めて考える。情シスがいない会社では、だいたいこの順番で詰みます。初日の午前中、新入社員はメールにログインできず、共有フォルダも開けず、結局その日は「見学」で終わる。悪いのはPCの性能でも、本人の段取りでもありません。PC準備で時間を使うのは、箱を開けてからの設定ではなく、その前後にある「人とアカウントの手続き」だからです。この記事では、準備を5つの場面に分け、社長が決めることと、後回しにすると詰む理由を整理します。
先に結論 — 準備は5つの場面で型にする
- 購入前 ― 用途と「誰の・いつの分」かを決める（目安30分〜1時間）
- PCが届いた日 ― アカウントの作り分けと台帳への記録（目安45分〜1時間30分）
- 入社初日まで ― 業務用アカウントの発行と二段階認証（目安30分〜1時間）
- 1週間以内 ― 接続とバックアップの動作確認（目安20〜40分）
- 退職・異動のとき ― 止める・引き継ぐ・台帳を直す（目安30分〜1時間）
時間はいずれも目安です。場面ごとに分けておくと、1人増えるたびにゼロから悩まずに済みます。
なぜ「届いてから考える」と詰むのか
アカウント発行には、相手と順番がある
メールやチャットのアカウントは、発行すれば終わりではありません。招待や通知は本人の手元に届き、初期パスワードの変更も本人が行います。管理者がパスワード自体を預かる運用にすると、後で「誰がいつ入ったか」が追えなくなります。発行の段取りを初日に寄せると、本人が目の前にいるのに手続き待ち、という状態になります。
二段階認証は、本人の端末がないと進まない
二段階認証（ログイン時に追加の確認を入れる仕組み）の設定は、本人のスマートフォンとセットで行うものです。PCだけ先に用意しても設定は完了せず、かといって初日にまとめてやろうとすると、他のセットアップと競合して抜け漏れが出ます。手順は記事「セキュリティの最低限」とそろえ、初日までの場面で終わらせる前提で組みます。
データと権限は「後から狭める」のが一番大変
共有フォルダやSaaSの権限を、とりあえず全部入りで渡すのは簡単です。でも後から「この人は見なくてよかった」を剥がす作業は、範囲の確認からやり直しになります。前任者のデータ移行も同じで、どれを引き継ぎ、どれを残すかは、PCが届いてからではなく注文前に決めることです。
1注文前に決めること（目安30分〜1時間）
- 用途を決める（事務中心／外出が多い／図面や画像を扱う）。必要な性能は用途で変わります
- 台数ではなく「誰の・いつの分」かを、入社日ベースで決める
- 予算は本体価格だけで見ない。本体＋保証＋周辺機器＋初期設定の手間まで含めた総額で見る。月額サービスを伴う場合は、初期費用とランニングコスト（月額×12か月＝1年分）に分けて比べる
- 保証期間と、壊れたときに何日止まれるか（代替機があるか）を確認する
- 必要なソフト、データ、共有フォルダの範囲を決める（全部入りにしない）
- 買う場所を決める。台数が少なく用途が事務中心なら直販で十分な場合があります。キッティング（初期設定）まで含めて台数が多い場合は、販売店に頼む方が自社の手間を減らせる場合があります
次に入る社員の「用途・入社日・総額の上限」を1行で書く
注文前に決める項目が、チェックリストの「購入前」で漏れなく確認できている
届いた日から初日まで ― 当日〜1週間の流れ
2PCが届いた日（目安45分〜1時間30分）
箱を開けたら、まず土台をそろえます。管理者アカウントと日常用アカウントを作り分け、OSとソフトのアップデートを最新まで当て、ウイルス対策が有効かを確認する。バックアップの保存先を決めて自動バックアップを有効にし、PC管理番号を決めて資産台帳に記録します（機種／シリアル／購入日／使用者）。台帳は、アクセスできる人を限定してください。
3入社初日まで（目安30分〜1時間）
業務用アカウント（メール／チャット／共有フォルダ）を発行し、主要なアカウントに二段階認証を設定します。パスワードは会社のパスワード管理ツールに登録し、初期パスワードの変更は本人に行ってもらう。権限は必要なSaaSだけに付け、周辺機器（モニター／マウス／ケーブル類）をそろえます。
41週間以内（目安20〜40分）
共有フォルダやプリンターにつながるかを確認し、バックアップが実際に動いているかを記録で確認します。可能なら、対象ファイルを1つ戻せるか試してください。最後に、困ったときの連絡先と「障害時に勝手に初期化しないこと」を本人に伝えます。ここまでが、入社準備の完了です。
5退職・異動のとき ― 作りっぱなしにしない（目安30分〜1時間）
PC準備は、渡すときだけの話ではありません。退職・異動のときに、アカウントの停止、共有ファイルの所有者と引き継ぎ先の変更、PCの回収と初期化前のデータ確認、台帳の使用者変更・抹消、共用パスワードの変更までやって、初めて1人分が閉じます。入社の場面で台帳とアカウントの一覧を作ってあるからこそ、退職の場面で「何を止めればいいか」が漏れません。作りっぱなしのアカウントは、そのまま放置された入口になります。
費用の考え方
PC準備のコストは、本体の価格だけではありません。保証・周辺機器と、設定や確認にかかる自社の作業時間まで含めて見ます。月額サービスを伴う場合は、初期費用とランニングコスト（月額×12か月＝1年分）に分けて比べるのが、このサイトの物差しです。金額は製品や契約で変わるため、ここでは断定しません。
後回しでよいこと（最初は）
- 高機能な資産管理ツールの導入（まずは台帳1枚を回す方が先です）
- 全員分の機種をそろえるための一斉買い替え（増員のたびに型を回せる状態が先です）
まとめのチェック
- 注文前に、用途と「誰の・いつの分」が決まっている
- 管理者用と日常用のアカウントを作り分けている
- 業務用アカウントの発行と二段階認証が、初日までの段取りに入っている
- バックアップが実際に動くことを確認している
- 退職・異動のときに止めるものが、台帳から追える
よくある質問
前任者のPCを使い回せば、新しく買わなくてよいですか？
状態と用途が合えば選択肢にはなります。その場合も、データの引き継ぎ確認と初期化、アカウントの作り分け、台帳の使用者変更は省略できません。「買わない」ことと「準備しない」ことは別です。
いつから動き始めればよいですか？
入社日が決まった時点で、購入前の場面から始めてください。詰まる原因はPCの到着ではなく、アカウント発行や二段階認証など、人と順番が絡む手続きです。場面ごとの作業時間は目安を本文に書きました。
チェックリストにパスワードを書いてよいですか？
書かないでください。パスワードや認証コードは、会社のパスワード管理ツールで扱うものです。チェックリストは「やったかどうか」を記録する紙で、秘密を書く紙ではありません。
販売店に頼むべきなのは、どんな場合ですか？
台数が多い、キッティングまで含めると自社の手が回らない、止められない業務のPCを扱う場合は、販売店や専門業者に頼む価値があります。台数が少なく用途が事務中心なら、直販とこの型で回せる場合があります。
※ この記事にアフィリエイトリンクは含まれていません。挿入する場合は、リンク先を原則メーカー公式・公式ストアとし、該当箇所の近くにPR表記を置きます。