従業員20名の会社の「会計・給与の移行見積もり」を読み解く ― 移行費用と月額サポートの内訳を見る

会計ソフトをクラウドに替えたいと相談したら、支援会社から「移行パック」の見積もりが出てきた。合計だけ見ても高いのか安いのか分からない。情シスのいない会社では、よくある話です。この記事では、従業員20名の会社に出された会計・給与の移行見積もりを題材に、売る側ではない立場から、どこをどう見るかを順番に解説します。

会社の前提条件

• 従業員数：20名
• 見積もりの対象：クラウド会計・給与サービスへの移行（過去データの移行、初期設定、給与計算のセットアップ、操作研修）と、月額の利用料・サポート
• 現在のやり方：インストール型の会計ソフトと、Excelでの給与集計。税理士とはデータ渡しでやり取りしている
• 困りごと：月末の集計に時間がかかることと、税理士とのデータの往復にタイムラグがあること
• 判断に使った情報：提示された見積書の内容と、現在のやり方についてのヒアリングのみ

提示案の内訳

まず、費用を「初期費用」と「ランニングコスト（月額×12か月＝1年分）」に分けて並べ替えます。見積書の合計金額だけを見ると判断を誤りやすいので、このサイトではいつもこの形に直してから見ます。

気になる点

代替案を置いてみる

では、範囲を見直すとどうなるか。同等を目指した再構成の例を置いてみます（単価は説明用の仮置きです）。

提示案との差は、1年目の合計で650,000円です。内訳は、初期費用の差が470,000円（データ移行 200,000円／初期設定 70,000円／給与セットアップ 100,000円／研修 100,000円）、ランニングコストの差が月15,000円 × 12か月で180,000円です。

見積もりを出した会社への確認質問

この見積もりなら、発注の前に次の3つを確認します。そのまま送れる文面にしておきます。

1. 「データ移行は当期分のみにした場合の金額を教えてください。過去分は旧ソフトで参照できる前提です」
2. 「月額の専任サポートと、メーカーの標準サポートとの違いを教えてください」
3. 「顧問税理士との共有方法は、この見積もりの前提に含まれていますか。クラウドで共有する形でしょうか」

質問に具体的に答えてくれるかどうか自体も、取引先を選ぶ判断材料になります。

自分の見積もりで確認したい3つ

• 初期費用とランニングコスト（月額×12か月）に分けて並べ替えたか
• 移行の「範囲」（何年分・何のデータか）を言葉で確認したか
• 導入後に、税理士とどう共有するかが見積もりの前提に入っているか